10 limites que vous ne fixez pas au travail et 10 façons de vous y mettre

Si personne ne sait quand vous vous déconnectez, beaucoup de gens vont supposer que vous êtes disponible dès qu’ils ont besoin de quelque chose. C’est comme ça que vous vous retrouvez à consulter vos e-mails à 20 h 30, pendant que vos pâtes refroidissent et que votre ordinateur portable est toujours ouvert sur la table de la cuisine.

Beaucoup de gens bloquent la plage horaire de midi à 12 h 30 dans leur agenda, mais continuent à grignoter des crackers pendant leurs réunions sur Zoom. Dès que votre pause devient la première chose à laquelle vous renoncez, le reste de la journée vous semble généralement plus long, plus tendu et bien moins facile à gérer.

Répondre rapidement donne l’impression que vous êtes serviable, mais au bout d’un certain temps, cela amène aussi les gens à s’attendre à une réponse immédiate. Si vous répondez à tous les messages de l’équipe en moins de deux minutes, vous incitez votre entourage à considérer que vous êtes toujours disponible.

Ça arrive souvent en un clin d’œil. Un responsable demande une présentation supplémentaire, un collègue a besoin d’aide pour rédiger une note à l’intention d’un client, quelqu’un souhaite qu’on jette « un coup d’œil » à un brouillon, et tout à coup, votre jeudi après-midi s’est envolé avant même que vous ayez eu le temps de consulter votre propre liste.

Certaines tâches doivent effectivement être traitées le jour même. D’autres, quant à elles, donnent d’emblée l’impression d’être urgentes, surtout lorsqu’elles arrivent à 16 h 47 un vendredi, avec un objet rédigé entièrement en majuscules.

Beaucoup de gens perdent leur temps le plus productif, entre 9 h et midi, à cause des points de situation, des appels de suivi et des réunions qui auraient pu tenir en trois lignes dans un e-mail. Lorsque l’agenda se libère enfin, la partie de votre cerveau qui était prête à se mettre sérieusement au travail est déjà épuisée.

Les échanges professionnels, c’est une chose. Les SMS privés, les messages privés sur Instagram et un coup de fil inattendu alors que tu es dans le train pour rentrer chez toi, c’en est une autre. Une fois que cette frontière s’estompe, elle a tendance à rester floue.

Il existe une facette du rôle de « personne sur laquelle on peut compter » qui finit par vous peser. Vous écoutez les gens se défouler, vous apaisez les tensions, vous prenez en charge des tâches supplémentaires parce que quelqu’un est débordé, et à la fin de la semaine, vous portez la moitié du poids sans même vous en rendre compte.

Une simple remarque faite dans le couloir peut vite se transformer en une analyse approfondie d’une réunion ratée, d’un e-mail bizarre ou de la vie privée de quelqu’un d’autre. Dès que cela devient la norme, la confiance s’effrite et les gens commencent à se censurer plus qu’ils ne devraient.

Un déjeuner manqué, un message envoyé en retard, une tâche déposée sur votre bureau sans prévenir : rien de tout cela ne semble suffisamment grave pour que vous osiez vous y opposer. Puis cela se reproduit la semaine suivante, puis encore celle d’après, et voilà qu’une habitude s’installe.

Une phrase concise est bien plus efficace qu’une longue explication. « Je suis en ligne jusqu’à 17 h 30, et je m’en occuperai demain matin » : c’est simple, et c’est justement pour ça que ça marche.

Souvent, les tentatives pour fixer des limites échouent parce que les gens tournent autour du pot lorsqu’ils se sentent coupables de décevoir quelqu’un. Une formulation plus concise passe généralement mieux et laisse moins de place à une conversation qui pourrait dégénérer en une négociation que vous n’aviez pas l’intention d’entamer.

Vous n’avez pas besoin de répondre à chaque e-mail comme si vous travailliez dans une salle de rédaction le soir des élections. En indiquant aux gens que vous répondez généralement en quelques heures, ou au plus tard le jour ouvrable suivant, vous leur donnez une idée réaliste du délai et vous vous accordez un peu de répit.

Prendre le temps de faire une pause peut sembler insignifiant, mais cela change beaucoup de choses. Se dire « Je vais d’abord voir ce que j’ai à rendre » peut vous éviter ce moment horrible, vers 15 h, où vous réalisez que vous avez accepté trois tâches supplémentaires et que vous vous êtes gâché la semaine.

Lorsque vous êtes déjà débordé, la solution n’est pas d’ajouter une tâche de plus en espérant que vous trouverez une solution plus tard. Demandez-vous ce qui est prioritaire, ce qui peut attendre et ce qui nécessite réellement votre attention dès maintenant, car quelqu’un doit bien définir les priorités.

Vous n’êtes pas obligé d’assister à toutes les réunions où votre nom figure sur l’invitation. Demander l’ordre du jour, réserver quelques plages horaires sans réunion ou refuser la réunion hebdomadaire du mercredi qui n’a jamais de rapport avec votre travail peut vous faire gagner plus de temps que vous ne le pensez.

Certaines choses doivent être traitées par e-mail, car elles nécessitent un contexte et une trace écrite. D’autres peuvent se régler par messagerie instantanée, tandis que d’autres encore méritent une véritable conversation. Il est important de savoir quelle approche adopter selon la situation.

Vous pouvez vous soucier d’un collègue qui traverse une mauvaise passe sans pour autant prendre en charge son échéance, son client ou ses sentiments à l’égard de ces deux aspects. Cette distinction est importante, surtout pour ceux qui sont félicités pour leur disponibilité et qui finissent par être constamment surchargés.

La plupart du temps, il n’est pas nécessaire de faire un grand discours pour fixer des limites. Une phrase posée, du genre « Je ne peux pas m’en occuper aujourd’hui, mais je pourrai m’en occuper jeudi », suffit généralement, et c’est beaucoup plus facile à dire quand on a déjà préparé ce qu’on va dire.

Votre travail évolue, votre équipe évolue, et votre vie en dehors du travail évolue elle aussi. La limite qui fonctionnait en janvier ne fonctionnera peut-être plus en juin, surtout si votre charge de travail s’est alourdie, si votre trajet est plus long ou si vous êtes tout simplement plus fatigué qu’il y a quelques mois.