20 choses à ne jamais écrire dans un courriel professionnel

Commencer un courriel par une formule de politesse trop informelle comme « Hey » peut sembler trop décontracté, voire impoli, au destinataire. Même si vous ne voulez pas utiliser une formule de politesse trop bizarre (et dépassée) comme « Cher », vous ne voulez pas faire pencher la balance et tomber dans l’autre extrême.

En ce qui concerne les formules de politesse, les expressions « Très sincèrement » et d’autres variantes similaires peuvent sembler étranges pour une signature. Gardez-les pour les lettres physiques et lorsque vous écrivez à quelqu’un que vous connaissez bien, comme un ami ou un membre de votre famille.

À moins que vous n’essayiez de vous faire licencier, évitez d’écrire en majuscules. Honnêtement, aucune occasion ne devrait justifier une telle écriture, et le destinataire y verra une menace potentielle, quel que soit le contenu de l’e-mail. Contentez-vous d’écrire en majuscules et minuscules.

De même que vous ne devez pas écrire en majuscules, n’écrivez pas non plus en minuscules. Si la première peut sembler menaçante, la seconde donnera l’impression d’être trop décontractée et informelle, comme si vous envoyiez un SMS à un ami plutôt que de répondre à un collègue ou à un client dans un cadre professionnel.

Même un point d’exclamation de trop peut être excessif dans un courriel, et si vous le doublez ou le triplez à la fin d’une phrase, vous donnerez l’impression de manquer de professionnalisme et de maturité. Quel que soit votre enthousiasme à exprimer quelque chose, si vous devez utiliser un point d’exclamation, contentez-vous d’un seul.

Cela peut paraître surprenant, mais l’utilisation de « Cheers » peut également sembler trop décontractée et informelle, bien que cela dépende de la personne à qui vous envoyez le message. N’utilisez pas cette formule pour une personne à qui vous envoyez un message pour la première fois ou pour un client très important, même si c’est lui qui l’a utilisée en premier.

Les émojis peuvent immédiatement donner à un courriel un aspect et une apparence non professionnels. Évitez de les utiliser à tout prix, même si vous pensez qu’ils ajoutent une touche spirituelle ou personnelle. La seule exception est que la personne à qui vous envoyez un message les a utilisés en premier et que vous souhaitez lui rendre cette familiarité. Mais même dans ce cas, n’en abusez pas et contentez-vous de simples visages souriants.

N’utilisez jamais, au grand jamais, d’argot ou d’abréviations textuelles telles que « LOL » et « TTYL » dans un courriel professionnel, sauf si vous envoyez un message à un ami proche. Si vous envoyez des courriels à des clients ou à des personnes haut placées, laissez tomber le langage textuel, car vous risqueriez de paraître très peu professionnel.

Qu’il s’agisse de révéler des anecdotes trop personnelles sur votre journée ou d’inclure des informations sensibles, comme des numéros d’identification, ce sont des interdits absolus dans les courriels professionnels, en particulier dans ce dernier cas. Laissez les anecdotes décousues à votre meilleure amie au travail, par le biais de textos et non de courriels.

Évitez de dire des choses comme « Je l’aurai probablement fait aujourd’hui » ou « J’ai probablement cette journée de libre » Ce type d’incertitude ne sera pas bien perçu par votre destinataire et l’amènera à douter de vous et de votre sens des responsabilités. Soyez honnête et proposez soit un horaire flexible, soit une date précise ou une échéance.

Veillez à toujours lire et relire vos courriels avant de les envoyer. Les fautes de frappe et de grammaire dans un courriel peuvent immédiatement ternir votre ton professionnel. Et s’il y a bien une chose que vous devez vous assurer de ne jamais, jamais mal orthographier, c’est le nom du destinataire.

À moins que vous n’envoyiez un message à une personne que vous connaissez bien ou à votre meilleur ami au travail, n’envoyez pas de blagues par courrier électronique. Si vous souhaitez faire de l’humour, faites-le d’une manière qui reste professionnelle et respectueuse, et n’oubliez jamais de pécher par excès de prudence.

Même si vous pensez qu’il est prudent de raccourcir le nom de quelqu’un, comme « Jessica » en « Jess », l’intention amicale que vous aviez à l’esprit pourrait ne pas être de bon augure pour le destinataire. Ne présumez pas de la familiarité ou de la proximité d’une personne à qui vous n’avez jamais envoyé de message auparavant. À moins qu’elle ne vous autorise explicitement à l’appeler par un autre nom, restez professionnel et tenez-vous-en à celui qui figure sur son adresse électronique.

Ne vous adressez pas à votre équipe ou à votre groupe de destinataires en les appelant « les gars » Il s’agit non seulement d’un terme sexiste – qui risque de ne pas plaire à tous les membres de votre organisation – mais aussi d’un terme trop décontracté, qui donne l’impression que vous envoyez un SMS à des amis et non un courrier électronique à des professionnels. Utilisez plutôt « les gens », « tous » ou « l’équipe ».

Cela peut sembler innocent, mais tout comme l’utilisation du mot « gars », écrire « oui » dans un courriel peut paraître trop décontracté et non professionnel, et peut même sembler dédaigneux. Si vous confirmez ou affirmez quelque chose, restez simple et écrivez « oui » (Voir: « Oui, ça marche » ou « Oui, ça marche »)

Comparez ces deux phrases: « Je pense pouvoir vous le rendre pour la fin de la journée aujourd’hui » et « Je peux vous le rendre pour la fin de la journée aujourd’hui ou demain matin au plus tard » Qui aurait le plus confiance? Probablement la personne qui a prononcé la deuxième phrase, n’est-ce pas? Lorsque vous envoyez des courriels à des clients ou à d’autres personnes qui comptent sur vous pour que votre travail soit terminé dans un certain délai, ils ne veulent pas vous entendre utiliser des mots comme « je pense », « je suppose », « j’essaierai » ou « je suppose » Vous devez donner l’impression d’être digne de confiance et fiable, et non d’être indécis.

De quelles « affaires » parlez-vous? S’agit-il d’un projet, d’un dossier, d’un document, d’une conversation ou d’une réunion? Lorsque vous utilisez des termes aussi vagues, non seulement vous manquez de professionnalisme, mais vous donnez également l’impression d’être immature et de ne pas savoir ce que vous faites. Précisez ce à quoi vous faites référence.

De la même manière que vous devez signer avec quelque chose de court et de professionnel, vous devez également vous assurer d’avoir une signature appropriée. Il peut s’agir d’une signature simple, comme « Meilleures salutations, votre nom », ou plus élaborée, comme « Meilleures salutations, votre nom », suivie du nom de votre entreprise, du titre de votre poste et de vos coordonnées.

Est-ce vraiment évident ou le dites-vous simplement pour paraître passif-agressif? Après tout, si quelque chose était vraiment « évident », vous n’enverriez probablement pas de courrier électronique à ce sujet. N’adoptez pas ce genre de ton condescendant dans vos courriels.

L’utilisation du mot « vraiment » dans les courriels peut sembler anodine, mais elle donne à votre ton un caractère plus conversationnel et décontracté que professionnel. Vous pourriez probablement conserver le sens de votre message sans ce mot. De plus, s’il est utilisé pour mettre l’accent, vous feriez mieux de consulter le thésaurus pour trouver un meilleur terme.