20 mauvaises habitudes qui font que vos collègues vous jugent

Un message qui se résume à un simple « salut » cherche à attirer l’attention sans pour autant apporter quoi que ce soit d’utile à son destinataire. À 9 h 03 un lundi matin, alors que l’on est déjà en train de passer en revue les notes de lancement, les rappels de l’agenda et les trois onglets que l’on a oubliés de fermer vendredi, cette pause supplémentaire peut sembler plus longue qu’elle ne devrait l’être.

Certaines personnes envoient une seule pensée en cinq messages distincts, comme si Slack tapait un mot à la fois. Cela encombre l’écran, donne l’impression que chaque notification est plus importante qu’elle ne l’est en réalité et transforme une simple mise à jour en quelque chose que les gens doivent reconstituer eux-mêmes.

Les mentions de groupe ont leur utilité. Un problème de production, un report de délai, un client en panique à Dallas à 16 h 40 : bien sûr. Mais utiliser @channel pour demander « Quelqu’un pourrait-il jeter un œil à ça dès qu’il a un moment ? », voilà le genre de chose dont les collègues se souviennent, et pas en bien.

Une fois qu’une conversation a déjà donné lieu à un fil de discussion, revenir sur le canal principal rend le tout plus difficile à suivre. Les autres participants finissent par devoir relire tout ce qui précède votre réponse juste pour comprendre à quoi vous réagissez, ce qui devient vite lassant dans un canal de projet très actif.

« Des commentaires ? » : ça a l’air rapide, mais ça engendre souvent du travail supplémentaire. « Des commentaires sur la présentation du troisième trimestre avant 14 h ? » : c’est plus clair, plus courtois et bien plus facile à répondre quand on jongle déjà avec trois échéances et qu’on essaie de ne pas perdre tout un après-midi en échanges incessants.

Les longs messages sur Slack ne posent pas toujours problème. Le problème, c’est ce bloc ininterrompu qui commence par un peu de contexte, s’égare dans six détails superflus et cache la demande proprement dite tout en bas, là où elle s’est retrouvée par hasard.

Publier une fois ses projets pour le déjeuner dans un canal dédié, c’est tout à fait normal. Mais si on le fait trop souvent, les gens finissent par se demander si on jette ne serait-ce qu’un coup d’œil aux noms des canaux, car voilà que le fil de discussion sur les corrections de bugs s’est transformé, on ne sait trop comment, en une conversation parallèle sur les tacos à Austin.

Certaines choses doivent rester privées. La plupart des questions professionnelles courantes n’ont pas besoin d’être traitées en privé, surtout lorsque la réponse pourrait également aider d’autres personnes présentes sur le canal, ou lorsque la véritable raison de ce message privé semble être d’éviter de laisser des traces écrites accessibles à tous.

Une tâche peut passer inaperçue si personne ne sait qui est censé s’en charger. Si vous avez besoin que Priya relise un texte ou que Marcus vérifie un chiffre, il est important de le préciser. Se contenter de poster la tâche sur le canal en espérant que la bonne personne la repère par hasard ne donne que rarement de bons résultats.

Personne n’a besoin de réponses immédiates à tout moment de la journée, et la plupart des équipes en sont conscientes. Pourtant, quand quelqu’un vous pose une question directement et que vous disparaissez pendant deux jours sans même un petit « Je m’en occuperai demain », les gens commencent à imaginer ce qu’il en est.

Un message envoyé à 22 h 47 peut donner l’impression que le travail s’invite chez quelqu’un, même si ce n’était pas votre intention. La fonction de programmation des messages existe pour une bonne raison, et les gens remarquent ceux qui l’utilisent plutôt que d’envoyer un dernier « petit message » en fin de soirée.

Pas besoin de rédiger tout un roman dans votre statut. Un simple « En réunion jusqu’à 15 h », « Je me concentre sur les corrections » ou « Absent pour cause de maladie aujourd’hui » évite aux autres de se poser des questions, et vous évite de recevoir trois messages de relance alors que vous êtes déjà débordé.

Les réactions sont utiles lorsqu’elles permettent de dynamiser une chaîne. Mais dès que chaque publication reçoit six coches, quatre pouces levés, une fusée et une paire d’yeux, le tout commence à paraître encombré, et le message se perd parmi tous ceux qui en font un peu trop pour se faire remarquer par leurs réactions.

« K. » « D’accord. » « Très bien. » Même quand tu veux dire « compris », ces réponses laconiques peuvent paraître plus froides que prévu. Le chat fait rapidement perdre le ton, et les gens ont tendance à retenir ce qu’ils lisent, pas la version plus aimable que tu avais en tête.

La plupart des équipes apprécient qu’on y mette un peu de personnalité. Une photo de votre week-end à Montréal, un petit mot sur la pièce de théâtre de votre enfant, une recette que quelqu’un vous a demandée : tout cela est tout à fait normal. Mais multiplier les messages personnels au beau milieu de la journée de travail peut alourdir inutilement le fil de discussion, surtout quand les autres essaient simplement de tenir le coup pendant un long mardi.

Le suivi fait partie du travail. Écrire « Il y a quelqu’un ? » devant 40 collègues, ou publier un rappel cinglant en mentionnant le nom de quelqu’un, peut donner l’impression que vous êtes plus irrité qu’efficace, et les gens s’en rendent généralement compte tout de suite.

Le ton peut vite devenir bizarre dans les discussions. Un message tout en majuscules, truffé de points d’exclamation et de trois émoticônes qui rient et pleurent, pouvait sembler amusant au moment où tu l’as envoyé, mais il peut aussi donner l’impression que tu réagis de manière bien plus virulente que ne le justifie la situation.

Dans tous les bureaux, il y a toujours quelqu’un qui balance un « au fait, » au milieu d’une discussion sérieuse et fait dévier le sujet. Quand un canal est déjà en train de traiter des modifications, des calendriers et des remarques des clients, les gens n’apprécient pas vraiment de devoir s’arrêter pour lire des messages sur le fantasy football ou sur les endroits où commander un gâteau en centre-ville.

Copier une longue série d’anciens messages juste pour mettre en avant une seule ligne rend généralement la conversation plus difficile à lire, et non l’inverse. Un résumé accompagné du détail nécessaire est plus efficace, et évite à tout le monde de devoir repasser au crible ce qui s’est passé jeudi dernier à 14 h 14.

Chaque équipe a ses propres habitudes, et on s’en rend compte assez vite. Certaines équipes sont rapides et décontractées, d’autres sont plus calmes, d’autres encore créent une ambiance chaleureuse sans pour autant être bavardes, et d’autres enfin veulent que chaque tâche à accomplir soit claire et évidente. C’est quand quelqu’un ignore tout cela et continue à agir comme si sa façon de faire était la norme que les gens sont les plus sévères dans leur jugement.